Documentos, tempo de guarda dos

Há uma idéia difundida, porém sem fundamento, de que os Prontuários devem ser guardados durante cinco anos após a alta do Paciente; entretanto, há casos em que o consenso leva a admitir prazos maiores, seja por motivos epidemiológicos (casos de sífilis, tuberculose, Lepra e aids) ou jurídicos (pendências, dúvidas de paternidade, crimes etc...)
Dentro da legislação que trata da retirada e transplante de tecidos, Órgãos e partes do Corpo humano com fins terapêuticos, científicos e humanitários, o Governo da República, pelo Decreto 879 de 22 de julho de 1993, regulamenta a Lei n° 8.489, de 18 de novembro de 1992 e estabelece no Art. 27: Os hospitais manterão prontuários Médicos detalhando os atos cirúrgicos relativos aos transplantes, que serão mantidos nos arquivos das instituições cadastradas no Órgão do Sistema Único de Saúde.
Como o legislador não trata de limitar o Período de guarda, tem-se a impressão de que, sendo o tempo indeterminado, essa guarda pode ser definitiva.
O Decreto Estadual (SP) n° 12.479 de 18/10/78, no art. 45, item B, determina que os arquivos de resultados Técnicos de estabelecimentos Médicos devem ser mantidos durante cinco (5) anos contidos em ordem cronológica.
O Estatuto da Criança e do Adolescente (Lei n° 8.069 de 13 de julho de 1990), por sua vez, tratando dos Direitos Fundamentais e, entre eles, os relativos à vida e à saúde, estabelece, em seu artigo 10 do Capítulo I, incisos I, II e IV, no que diz respeito ao registro de dados, que os “hospitais e demais estabelecimentos de Atenção à Saúde de gestantes, públicos e particulares, são obrigados a manter registro das atividades desenvolvidas, através de prontuários individuais, pelo prazo de 18 (dezoito) anos” (inciso I); “identificar o Recém-nascido mediante o registro de sua impressão Plantar e digital e da impressão digital da mãe, sem prejuízo de outras formas normatizadas pela autoridade administrativa competente” (inciso II); “fornecer Declaração de Nascimento onde constem necessariamente as intercorrências do Parto e do desenvolvimento do neonato” (inciso IV).
O Conselho Federal de Medicina, pela Resolução 1331/89, afirma: Artigo 1° - “Prontuário Médico é documento de manutenção permanente pelos estabelecimentos de saúde”. Artigo 2° - “Após decorrido prazo não Inferior a 10 (dez) anos, a fluir da data do último registro de atendimento do paciente, o prontuário pode ser substituído por métodos de registro capazes de assegurar a Restauração plena das informações nele contidas”.
A título de ilustração, vale lembrar que, na França, os documentos são guardados oficialmente durante cem anos quando, então, são encaminhados para os chamados Arquivos Públicos. Nos Estados Unidos, o Colégio Americano de Cirurgiões e a Associação Médica Americana recomendam a conservação permanente dos Prontuários. Por outro lado, a Associação Americana dos Hospitais, manifestando-se a respeito, recomendou, em 1949, guarda por dez anos; em 1960 alterou esse prazo para vinte e cinco (25) anos, nos casos em que os fins são científicos, distinguindo, contudo, para fins legais, a Guarda de documentos em que o Paciente é menor. Nesta hipótese o prazo final foi limitado pela maioridade.
Todavia, acreditamos que o Período de conservação dos prontuários deverá guardar estreita relação com a defesa e proteção dos direitos do Paciente e do profissional, com o atendimento de exigências legais e com a utilização dos arquivos para estudo e pesquisa.
Reafirmando o que dissemos, há de se considerar a importância do arquivo do Prontuário Médico do ponto de vista legal, para garantir o Direito do Paciente bem como o do médico.
A fim de tomar-se uma posição acerca do prazo mais apropriado para a manutenção dos mesmos, devem-se ter em mente os dispositivos legais e jurídicos, vigentes em nosso país, acerca da Prescrição nas ações judiciais: Código Civil - Artigo 169 - Não ocorre a Prescrição: I) contra incapazes ou impúberes (até 16 anos). Artigo 177 - “As ações pessoais prescrevem ordinariamente em vinte anos,...”. Artigo 178 - h) Prescreve em cinco anos: a punibilidade de profissional liberal, por falta sujeita a Processo disciplinar através de Órgão em que esteja inscrito.
Código do Consumidor - Artigo 27 - “Prescreve em cinco anos a ação do consumidor, para Reparação de danos causados por falta do Produto ou serviço, iniciando-se a contagem do prazo a partir do conhecimento do Dano e de sua autoria”.
A rigor, o ideal seria a guarda permanente; entretanto, na prática, isto torna-se inviável. Na verdade, a questão envolve não só o problema do espaço físico como também a necessidade de conservação do material a ser arquivado. Exemplo disso pode ser detectado no Caso das chapas de Raio X, que podem ser arquivadas em microfilmes. Em que pesem as restrições feitas pelo Colégio Brasileiro de Radiologia, alegando que “o microfilme perde muito da Sensibilidade diagnóstica em lesões de pequenas dimensões ou sutis”, ele ainda é o único recurso existente para minimizar o problema de espaço do Arquivo. Entretanto, acredito que a informática trará, para futuro próximo, perspectivas promissoras para a Solução dessa questão.
Essas recomendações, aplicáveis aos hospitais, são também estendidas, por analogia, aos Consultórios, Ambulatórios, Clínicas, Pronto Socorros e Serviços de Saúde em geral.
Há de se fazer algumas considerações sobre a Viabilidade de tais medidas na prática. Vejamos em cada uma das situações: nos consultórios - as anotações dos dados clínicos no prontuário do Paciente refletem a maneira de ser do médico e vão variar quanto aos códigos individuais de abreviações, além de múltiplos outros fatores; nos Ambulatórios - a chave principal de entrada costuma ser a Fonte pagadora; é assim que, nos Planos de Assistência Médica, o nome do Paciente aparece no Arquivo pelo nome da Empresa ou do Plano a que ele pertence. Esse Fato dificulta sobremaneira a localização do Prontuário após a saída da Empresa do Plano de saúde. Se, além disso, a busca for tardia, ele jamais será encontrado no Arquivo morto; nas Clínicas - embora aqui o Procedimento se assemelhe mais ao do médico que atende em consultório particular, as dificuldades tornam-se maiores pela complexidade decorrente do número de especialidades que ali se agregam; nos Prontos socorros - o Caráter de urgência do atendimento e da necessidade de acompanhamento subseqüentemente faz com que se torne Hábito colocar nas mãos do Paciente todos os exames subsidiários ali feitos, pois são de grande utilidade para comparação da evolução do quadro. Nem sempre os exames obtidos em tais circunstâncias são de boa Qualidade para o diagnóstico, uma vez que, sendo Caso de urgência, o doente não é devidamente preparado para exames, o que, nos casos seletivos, deve ocorrer. Outras vezes, as técnicas de urgência não são duradouras e se perdem rapidamente quando arquivadas por maior tempo.
Essas dificuldades prejudicam a Constituição de arquivo dos Pronto Socorros. Evidentemente todos esses problemas poderão ser sanados em nosso meio, porém a realidade é a apresentada.